1. ضوابط

1.1. ضوابط عمومي

1.1.1.در شرکت، رعايت موازين اخلاق حرفه‌اي، بالاتر از تمامي رويه‌ها و فرآيندها مي‌باشد. اين موازين، محور اصلي ارزش‌هاي سازمان هستند. حرف و عمل تمامي کارکنان بايستي بيانگر ارزش‌هاي شرکت باشد و با رعايت اين اصول، در موفقيت روزافزون شرکت مشارکت مي‌نمايند.

1.1.2.موازين اخلاقي، نشان‌دهنده و تقويت‌کننده ارزش‌هاي بنيادي شرکت است. اين مدرک براي درک بهتر کارکنان از موازين اخلاقي که سازمان از آن‌ها انتظار دارد طراحي‌شده است. کارکنان اين مدرک را با دقت مطالعه نموده و هر جا نياز داشتند به آن رجوع مي‌نمايند و هر زمان که در مورد آن ابهام داشتند، سؤالات خود را با مديريت توسعه سرمايه‌هاي انساني مطرح مي‌کنند.

 

1.2.ضوابط اختصاصي

1.2.1. مسئوليت‌هاي همکاران

نقش همکاران در نگهداري فرهنگ اخلاقي والاي شرکت بسيار حياتي است. کارکنان در موارد زير مسئول هستند:

1.2.1.1.پيروي از مقررات سازمان، آيين‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخش‌نامه‌ها و سياست‌هاي ابلاغي شرکت.

1.2.1.2.برخورد محترمانه با تمامي همکاران در شرکت، مشتريان و شرکاي تجاري.

1.2.1.3.شفافيت، صداقت، انصاف، پاسخگويي و دقت در رفتار و گفتار با مشتريان، بازرسان، تأمين‌کنندگان، سهامداران و همکاران.

1.2.1.4.جلوگيري از آسيب ديدن منافع مشتريان به هر نحوي. اين امر شامل، حفاظت از اطلاعات خصوصي مشتريان و پيشگيري از بروز رفتارهاي خلاف قانون و خشن با مشتريان مي‌باشد.

1.2.1.5.حفاظت از اعتبار و خوش‌نامي شرکت به‌عنوان موسسه مالي امن و قابل‌اعتماد.

1.2.1.6.گزارش کردن تخلفات و موارد مشکوک.

1.2.1.7.همکاري با بازرسان و حسابرسان.

1.2.1.8.مشارکت در دوره آموزشي "آشنايي با موازين اخلاقي شرکت" و اخذ تأييديه پايان دوره. اين دوره آموزشي پس از تصويب اين مدرک، براي کليه کارکنان شاغل در شرکت برگزار مي شود و براي کارکنان جديدالاستخدام تا حداکثر يک ماه از شروع به کار در شرکت برگزار مي‌شود. در صورت نياز ممکن است به‌صورت دوره‌اي، آموزش مجدد برگزار شود و يا آزمون مجدد از کارکنان گرفته شود.

اين موارد، ازجمله مسئوليت‌هاي بسيار مهم تک‌تک کارکنان بوده و بايد آن را جدي بگيرند. موازين اخلاقي شرکت، ممکن است تمامي شرايط و گزينه‌هاي پيش روي کارکنان را پوشش ندهد. اين امر به قضاوت ايشان بستگي دارد.

 

1.2.2. مديريت باصداقت: پيامي براي مديران

1.2.2.1. از مديران سازمان، توقع بالاتري براي رعايت موازين اخلاقي مي‌رود. به‌عنوان يک مدير، از ايشان انتظار مي‌رود که در تمامي رفتارها، موازين اخلاقي و ارزش‌هاي سازمان را به نمايش بگذارند و نمونه مديريت باصداقت در کارها باشند. بدين معني که:

1.2.2.1.1.   الگوي رفتار اخلاقي باشند. هر آنچه مي‌گويند و انجام مي‌دهند، بيان‌کننده ارزش‌هاي سازمان باشد. به‌عنوان يک رهبر، بايد مظهر رفتاري باشند که از کارکنان جزء، انتظار مي‌رود. با نشان دادن رفتار درست، به‌تمامي همکاران مستقيم خود کمک کنند تا ياد بگيرند که رفتار و کار درست چيست.

 

1.2.2.1.2.   تبليغ‌کننده فرهنگ درستکاري سازمان باشند. آگاهي از اخلاق حرفه‌اي را به‌عنوان هدف فردي کارکنان خود قرار دهند. نشان دهند که انتظار رفتار اخلاقي از کارکنان تحت نظر ايشان، يک الزام هرروزه است و در زمان سخن گفتن از اهداف و عملکرد واحد خود، به ارزش‌هاي سازماني و اخلاق حرفه‌اي اشاره نمايند. به کارکنان، نقش ارزش‌هاي اساسي شرکت را در موفقيت‌هاي گذشته، کنوني و آينده شرکت يادآوري نمايند

 

 

 

1.2.2.1.3.  ارتباط دوطرفه، تعاملي و بدون ترس را پرورش دهند. تأکيد کنند که شرکت به ارتباط دوطرفه و صادقانه ارزش مي‌دهد و آن را از کارکنان خود انتظار دارد. درب‌هاي اتاقشان به روي کارکنان باز باشد و محيطي خلق کنند که کارکنان احساس کنند مي‌توانند سؤال بپرسند، مشکلات و نگراني‌هاي خود را بدون ترس از تنبيه و اقدام تلافي‌جويانه، گزارش نمايند.

1.2.2.1.4.   رفتارهايي که اخلاق حرفه‌اي و ارزش‌ها را ساده و قابل‌فهم مي‌نمايد و مثالي از رفتار خوب است را از خود نشان دهند. با جشن گرفتن موفقيت ناشي از درستکاري، فرهنگ درستکاري سازمان را تقويت نموده و مثال‌هاي قابل‌لمسي از اينکه چگونه کارها با درستي انجام مي‌شود به کارکنان نشان دهند.

1.2.2.1.5.   به رفتارهاي نادرست و تخلفات واکنش نشان دهند و آن را گزارش نمايند. تصميم مناسب را اتخاذ نموده و مسئول بالادست، مديريت توسعه سرمايه‌هاي انساني و يا کميته انضباطي را مطلع نمايند. سعي نکنند خودشان وارد موضوع شده و بازجويي کنند.

1.2.2.1.6.   با درستکاري رفتار کنند و هميشه به قول‌هاي خود پايبند باشند. کسي باشند که سازمان ادعا مي‌کند و تبلور ارزش‌هاي سازمان در تمامي لحظات باشند. با روي باز و باصداقت ارتباط برقرار کنند و به ياد داشته باشند بيشتر از صحبت کردن، گوش دهند. اين‌ها قابليت‌هاي مديريتي حياتي هستند که باارزش‌هاي ما گره‌خورده‌اند.

 

1.2.3. سياست عدم تلافي

1.2.3.1.شرکت، برخورد و اقدام تلافي‌جويانه با هر شخصي که با نيت خوب، رفتار غيراخلاقي، رفتار غيرقانوني، آزار و اذيت به هر شکل ممکن (حتي الفاظ زشت)، تبعيض، رفتار نادرست اداري يا هر موضع مهم ديگري را گزارش مي‌نمايد، تحمل نخواهد کرد. اقدام تلافي‌جويانه نه‌تنها بااخلاق حرفه‌اي ما ناسازگار است، حتي ممکن است غيرقانوني نيز باشد.

1.2.3.2.تمامي ادعاهاي رفتارهاي تلافي‌جويانه توسط کميته انضباطي موردبررسي قرار مي‌گيرد. در صورت اثبات ادعا، فرد به کميته انضباطي فراخوانده شده و مطابق با ضوابط با وي برخورد خواهد شد.

 

1.2.4. به دنبال شفاف‌سازي باشند و نگراني‌هاي خود را گزارش کنند.

1.2.4.1.کارکنان در قبال درک و تطابق بااخلاق حرفه‌اي شرکت مسئوليت دارند. همچنين براي گزارش موارد بالقوه يا بالفعل تخلفات در سيستم حسابداري، کنترل‌هاي داخلي يا بازرسي، الزامات افشاء، قوانين و سياست‌هاي شرکت مسئوليت دارند.

1.2.4.2. چنانچه کارکنان نياز به توضيح در خصوص موازين اخلاقي اين مدرک در مواجهه با يک موضوع داشتند، يا نياز به گزارش نگراني خود داشته باشند، با مسئول بالادست، مديريت توسعه سرمايه‌هاي انساني و يا کميته انضباطي در ميان بگذارند.‌

 

1.3.کارکنان شرکت

لازم است کارکنان به ارزش‌هاي سازماني به‌عنوان عامل ايجاد وحدت نگاه کنند. کارکنان زماني موفق مي‌شوند که، با همه (همکاران، مشتريان، تأمين‌کنندگان و اعضاي جامعه‌اي که در آن زندگي مي‌کنند) همکاري و رفتاري مبتني بر احترام، انصاف و کرامت انساني داشته باشند.

 

 

 

 

 

 

1.3.1. احترام به همديگر

1.3.1.1. تنوع و فراگير بودن

هر يک از کارکنان از تفاوت‌هاي خود با همکارانش، قدرت مي‌سازد. در شرکت، تنوع و فراگير بودن به معني، ارج نهادن به کارکنان و احترام به استعدادها، پس‌زمينه‌هاي مختلف و منحصربه‌فرد بودن تمامي کارکنان، است. جستجوي نظرات متفاوت، تشويق مشارکت همگاني و ايجاد فضاي کار تيمي که فراگير بودن را ايجاد مي‌کند، از قابليت‌هاي مديريتي کليدي هستند که مشارکت را تحريک نموده و استعدادها و قدرت پنهان کارکنان را شکوفا مي‌سازد.چگونه اين کار را انجام مي‌دهند؟ با ديدن همه‌چيز از عينک تنوع و فراگير بودن:

         الف)براي کارفرماي منتخب بودن (شرکت منتخب کارجويان)، شرکت تنوع‌ها و تفاوت‌هاي فردي و فکري را ارج مي‌نهد تا همه به مشارکت تشويق شوند.

        ب)براي نهاد مالي و اعتباري منتخب بودن، شرکت خدمات و محصولات خلاقانه متناسب با نياز مشتريان متنوع خود      ارائه مي‌دهد.

    ج)براي شريک منتخب بودن، خدمات و محصولات تأمين‌کنندگان متنوع و خلاق را انتخاب مي‌نمايد و تأثير قابل‌توجهي              بر جامعه‌اي که در آن کار وزندگي مي‌کنند، مي‌گذارد.

  د)براي زمينه سرمايه‌گذاري منتخب بودن، با سوق دادن سرمايه‌گذاران به سمت رشد و پيشرفت و ارائه زمينه‌هاي متنوع سرمايه‌گذاري، موفق مي‌شود.

کارکنان، به قانون فرصت برابر شغلي متعهد هستند و درصورتي‌که هرگونه تخلفي از اين قوانين مشاهده نمودند، مي‌توانند آن را به مدير توسعه سرمايه‌هاي انساني يا کميته عالي منابع انساني گزارش نمايند.

شرکت محيط کاري مناسبي را براي همه افراد فراهم مي‌کند. به‌نحوي‌که کارکنان آينده و کنوني که داراي معلوليت هستند نيز از فرصت‌هاي شغلي مناسب بهره‌مند شوند.

1.3.1.2. آزار و اذيت و تبعيض

شرکت هيچ‌گونه آزار و اذيت و تبعيض بر اساس نژاد، مذهب، رنگ پوست، عقيده، سن، جنسيت، قوميت، نواقص ژنتيک، معلوليت، وضعيت سربازي و نوع معافيت، وضعيت تأهل يا ساير عوامل که در قوانين کشوري منع شده را تحمل نخواهد کرد.

 

1.3.2. نحوه پوشش

رعايت موازين اسلامي و شئون اداري در نحوه پوشش کارکنان الزامي مي‌باشد. در صورتيکه توسط مديريت توسعه سرمايه‌هاي انساني، لباس فرم بين کارکنان توزيع شود، رعايت پوشش يکسان و لباس فرم سازماني الزامي است.

 

1.3.3. رعايت سلامتي

1.3.3.1.محيط کار عاري از مواد مخدر و نوشيدني‌هاي الکلي

کارکنان مجاز به استفاده، نگهداري، توزيع، توليد، فروش، تلاش براي فروش مواد مخدر و نوشيدني‌هاي الکلي در محيط شرکت نيستند.

 

1.3.3.2. ايمني محيط کار

شرکت به‌هيچ‌وجه تهديد، ارعاب، يا رفتار فيزيکي خطرناک با کارکنان، مشتريان، پيمانکاران، فروشندگان، تأمين‌کنندگان، شرکاي تجاري يا هر شخص ديگري را تحمل نمي‌کند. کارکنان، نبايد هيچ‌گونه سلاح سرد يا گرم در محل کار به همراه داشته باشند. اين امر علاوه بر مغايرت بااخلاق حرفه‌اي شرکت، با قوانين کشوري نيز مغايرت دارد.

 

 

 

 

 

 

1.3.3.3. ايمني حمل‌ونقل

اگر کار کارکنان شامل رانندگي خودروي شخصي، سازماني يا اجاره‌اي است، بايستي قوانين راهنمايي و رانندگي را رعايت نمايند. اين قوانين شامل عدم استفاده از تلفن همراه در زمان رانندگي نيز مي‌باشد. ارسال يا خواندن پيامک و بازي با تلفن همراه نيز شامل اين قوانين مي‌شود.

براي ايمني خود و سايرين، از تلفن زدن يا جواب دادن به تلفن در حين رانندگي خودداري فرمايند. اگر برقراري تماس تلفني ضروري است، در مکاني امن پارک نموده و سپس تماس برقرار نمايند.

براي تمامي کارکنان استفاده از کمربند ايمني هنگام استفاده از خودرو الزامي است. استفاده از کلاه ايمني براي راکبين موتورسيکلت الزامي است.

 

1.3.3.4. عکس‌برداري و ضبط صداي بدون اجازه

براي ايمني، امنيت و رعايت حريم خصوصي کارکنان، مشتريان، تأمين‌کنندگان و ديگر افرادي که با شرکت در تعامل‌اند و همچنين براي حفاظت از اسرار تجاري، ترويج محيط کاري عاري از آزار و اذيت، کارکنان نبايد از همکاران، اطلاعات محرمانه يا تسهيلات امنيتي ساختمان‌هاي شرکت، بدون اخذ مجوز، ضبط صدا، فيلم و يا عکس‌برداري نمايند.

 

1.3.4. هوشيار بودن

ضروري است کارکنان شرکت تمرين رفتارهاي ايمني مناسب را فراموش نکنند. ازجمله، اطمينان از رعايت دسترسي افراد مجاز به اطلاعات طبقه‌بندي‌شده و مکان‌هاي امنيتي شرکت.

چنانچه شاهد تخلف از سياست‌هاي امنيتي شرکت بودند يا در مورد آن شنيدند يا رفتارهاي مشکوکي را مشاهده نمودند، آن را به شيوه‌اي که قبلاً گفته‌شده، اطلاع‌رساني کنند.

 

خلاصه موارد مورد تأکيد به شرح ذيل مي‌باشد:

الف) تنوع و فراگير بودن را تشويق و ترغيب کنند.

ب‌)    با همه با احترام و صداقت رفتار کنند.

ج‌)      آزار و اذيت و تبعيض نسبت به خود يا ديگران را تحمل نکنند.

د‌)       از مواد مخدر يا نوشيدني‌هاي الکلي، در محل کار استفاده ننمايند.

ذ‌)       رفتارهاي تهديدآميز و ارعاب عليه خود يا ديگران را تحمل نکنند.

ر‌)       در نحوه پوشش، شئون اداري اسلامي و لباس فرم سازماني را رعايت نمايند.

ز‌)       در انجام وظايف شغلي خود، با رعايت مسائل ايمني رانندگي کنند.

س‌)   اطمينان حاصل نمايند که عکس‌برداري يا ضبط صدا و تصوير مجاز و قانوني باشد.

ش‌)   ايمني يکديگر را رعايت نمايند. هوشيار باشند و فعاليت‌هاي مشکوک را گزارش نمايند.

1.4. مشتريان شرکت

شرکت با پاسخگويي سريع و ارائه راهکارهاي خلاقانه و منطقي، اعتماد مشتريانش را به دست آورده و ارتقاء مي‌دهد. شرکت اطلاعات مشتريانش را از سرقت، افشا و سوءاستفاده احتمالي محافظت مي‌نمايد. موفقيت پيوسته شرکت، وابسته به انطباق کامل با قوانين و مقرراتي است که مشتريان و صنعت را از کلاه‌برداري، تبعيض و بي‌عدالتي و سوءاستفاده از کسب‌وکار محافظت مي‌نمايد. کارکنان شرکت بايد بهترين‌ها را براي مشتري انجام دهند اما با رعايت منافع سازمان و ارزش‌ها و اخلاق حرفه‌اي.

 

1.4.1. حفاظت از اطلاعات مشتري و ساير اطلاعات شرکت

اطلاعاتي که درباره مشتريان، کارکنان، شرکاي تجاري و ديگر ذينفعان شرکت گردآوري، پالايش، نگهداري يا منتقل مي‌شود، جزو دارايي شرکت مي‌باشد. کارکنان بايد اطلاعات شرکت را با رعايت مقررات ايمني و مستندات ابلاغي معاونت توسعه و نظارت راهبردي، اطلاعيه‌هاي اداره حراست و بازرسي و حسابرسي داخلي، محافظت نمايند.

 

1.4.2. الزامات امنيتي اطلاعات

الزامات امنيتي اطلاعات، شيوه نگهداري امن و ايمن اطلاعات را توصيف مي‌نمايد. موازين اخلاقي ما تنها بخشي از الزامات کلي را پوشش مي‌دهد. براي شناسايي الزامات بيشتر، لازم است به مستندات ابلاغي در اين زمينه مراجعه نمايند. کارکنان در مقابل شناسايي و درک اين مستندات و الزامات مسئول هستند.

 

 

 

1.4.2.1.طبقه‌بندي اطلاعات شرکت را بشناسند و به کار بگيرند: نمونه‌اي از اين طبقه‌بندي شامل، داخلي، محرمانه و محرمانه مشتريان.

1.4.2.2.تنها به اطلاعاتي که در انجام کار به آن نياز دارند، مراجعه داشته باشند.

1.4.2.3.از نام کاربري و رمز عبور خود در تمامي سامانه‌هاي شرکت، محافظت کنند. در مقابل سوءاستفاده و افشاي اطلاعات از نام کاربري خود، مسئول هستند.

1.4.2.4.از الزامات امنيتي سامانه‌هاي شرکت پيروي کنند و از آن تخطي نکنند.

1.4.2.5.از قوانين و مقررات احراز هويت، مبارزه با پول‌شويي و ساير مقررات مربوطه تبعيت نمايند.

1.4.2.6.از لپ‌تاپ و ساير تجهيزات در اختيار خود، فارغ از نوع اطلاعات موجود در آن، مراقبت ويژه نمايند. کارکنان در مقابل اموال تحويلي مسئوليت دارند.

1.4.2.7.اطلاعات مشتريان را با هيچ‌کس، چه در داخل يا خارج از شرکت به اشتراک نگذارند. مگر اينکه براي انجام کاري در داخل شرکت نياز باشد و يا اينکه الزام سازمان‌هاي نظارتي و قانوني در ميان باشد.

1.4.2.8.در انتقال و جابجايي مدارک و مستندات فيزيکي يا الکترونيکي که حاوي اطلاعات محرمانه و يا داراي بار مالي هستند، نکات ايمني را رعايت نمايند.

1.4.2.9.رعايت ساير الزامات امنيتي که در اين مدرک ذکر نشده اما با کسب‌وکار شرکت در ارتباط مي‌باشد ضروري است.

کارکنان در مقابل گزارش ضعف‌هاي امنيتي و تخلفات با استفاده از منابع ذکرشده دربندهاي قبل، مسئوليت دارند.

1.4.3. مطابقت با تمامي قوانين کسب‌وکار منصفانه، مسئولانه و اخلاقي

1.4.3.1. قوانين مبارزه با پول‌شويي

پول‌شويي، به معني تبديل درآمد حاصل از فعاليت‌هاي غيرقانوني به دارايي ظاهراً قانوني است. براي جلوگيري از سوءاستفاده از شرکت براي مقاصد پول‌شويي و تأمين مالي تروريسم، دستورالعمل مبارزه با پول‌شويي تدوين‌شده است. رعايت الزامات مندرج در اين دستورالعمل براي تمامي کارکنان الزامي است.

 

1.4.4.ارزش‌آفريني براي مشتريان

شرکت تعاوني اعتبار کارکنان گروه صنعتي ايران‌خودرو مشتري مدار است و با توجه به نيازهاي مشتريان در مراحل مختلف چرخه زندگي‌شان، خدماتي را طراحي و ارائه مي‌نمايد. شرکت با فعاليت‌هاي دانش‌بنيان خود و با هدايت خلاقيت و نوآوري ذينفعان، در ارائه محصولات ترکيبي و متنوع پيشتاز است و بدين طريق به‌صورت مستمر براي مشتريان ارزش‌آفريني مي‌نمايد.

 

1.4.5. احترام گذاشتن به مشتريان

خدمات مشتريان عالي، سنگ بناي نام و نشان تجاري شرکت است. رفتار کارکنان با مشتريان بايستي، حرفه‌اي وتوام با احترام باشد. شرکت، منافع و علايق مشتريان را در بالاترين اولويت کاري خود قرار مي‌دهد.

 

 

 

1.4.5.1. تسهيل

به‌منظور فراهم کردن خدمات و محصولات، براي همه افراد، شرکت محدوديت‌هاي فيزيکي و ارتباطي را از ميان بر مي‌دارد. کارکنان بايد در زمان خدمت‌رساني به مشتريان، چه به‌صورت حضوري و چه به‌صورت تلفني و غيرحضوري، محدوديت‌هاي فيزيکي و ارتباطي را شناسايي کرده و به ايشان راهکار جهت تسهيل انجام فرآيند، پيشنهاد دهند. ممکن است در اين راه، به مشاوره با مسئول مافوق، نياز داشته باشند. مخصوصاً زماني که مشتري از کارمندان درخواست وسيله‌اي جهت راحتي مي‌نمايد که در اختيار آن‌ها نيست. (مانند خدمات در محل، صندلي بلند يا کوتاه‌تر از استاندارد، اثرانگشت براي مشتريان بي‌سواد به‌جاي امضا و...)

 

 

1.4.5.2. بازي انگيزه

فروش تهاجمي، فريبنده، ناعادلانه و سوءاستفاده، ممنوع است. دست‌کاري اسناد و اطلاعات، افتتاح حساب ساختگي، تغيير شرايط محصولات، تحريف يا دست‌کاري سامانه‌هاي شرکت به‌منظور انتفاع شخصي کارکنان يا سايرين، ممنوع است.

 

1.4.5.3. شکايات

شرکت، شکايات مشتريان را، بي‌درنگ و حرفه‌اي پاسخ مي‌گويد. در اين راستا، توجه به موارد زير توسط کارکنان مورد تأکيد مي‌باشد.

1.4.5.3.1.  شرايط مرتبط با شکايت را شناسايي کنند.

 

1.4.5.3.2. موضوع مورد شکايت مشتري را تا حد ممکن سريع، شناسايي و درک نمايند.

1.4.5.3.3. بر مبناي ارزيابي، تصميم مناسب جهت کسب رضايت مشتري را اتخاذ نمايند.

1.4.5.3.4. از نتايج و يافته‌هاي شکايات مشتريان، براي بهبود رضايت ايشان، اصلاح فرآيندها و ارزيابي خدمات تأمين‌کنندگان، استفاده نمايند.

1.4.5.3.5. کارکنان در مقابل گزارش شکايات مشتري به‌صورت بلادرنگ، کامل، درست و دقيق به سامانه ارتباط با مشتريان و رسيدگي به شکايات مسئول هستند.

 

خلاصه موارد مورد تأکيد از کارکنان به شرح ذيل مي‌باشد:

الف) از اطلاعات مشتريان و ديگر اطلاعات محرمانه شرکت در مقابل افشاء، سوءاستفاده و سرقت محافظت نمايند.

ب‌)    از مقررات امنيت اطلاعات شرکت پيروي کنند.

ج‌)      از اموال شرکت که در اختيار کارکنان است، به‌صورت ويژه مراقبت نمايند.

د‌)       از اطلاعات شرکت يا شرکت‌هاي زيرمجموعه به‌منظور بهره‌مندي از مزاياي مالي، سوءاستفاده نکنند.

ذ‌)       فعاليت‌هاي سرمايه‌گذاري و مالي خود در خارج از شرکت را با دقت و رعايت قوانين و مقررات انجام دهند و شرکت را درگير مشکلات قانوني و قضايي خود نکنند.

ر‌)       از قوانين ابلاغي بانک مرکزي و ساير نهادهاي ناظر بر فعاليت‌هاي شرکت، پيروي کنند.

ز‌)       با مشتريان کنوني و بالقوه در تمامي چرخه عمر مشتري-محصول با احترام و انصاف و صادقانه برخورد نمايند.

س‌)   شکايات مشتريان را به‌سرعت بررسي و تصميم مناسب اتخاذ و همچنين در صورت نياز، اقدام اصلاحي جهت جلوگيري از بروز مجدد شکايات اتخاذ نمايند.

ش‌)   اطلاعات درست، دقيق و قابل‌فهم در خصوص منافع و مزايا، هزينه‌ها، عمليات و ريسک‌هاي محصول به مشتري ارائه دهند.

ص‌)  تلاش کنند تا بازخوردها و تجارب مشتريان که به کارکنان منتقل مي‌شود را شناسايي و گزارش نمايند. اين‌گونه موارد ممکن است به شکايت ختم نشوند. اما ممکن است در آينده ريسکي را به شرکت تحميل نمايند.

ض‌)  از روش‌هاي غيرمنصفانه و دروغ‌گويي و سوءاستفاده جهت ترغيب مشتريان به خريد محصولات و خدمات شرکت استفاده نکنند.

 

 

1.5. سهامداران

خوش‌نامي و اعتبار شرکت، مهم‌ترين و باارزش‌ترين دارايي شرکت است و تک‌تک کارکنان براي حفاظت و رشد روزافزون اين دارايي براي سهامداران، مسئول هستند. اين امر شامل، حصول اطمينان از صحت گزارش‌ها و اطلاعات و استفاده مسئولانه از دارايي‌هاي شرکت است. همچنين شامل حفاظت از درستکاري و امانت‌داري به‌واسطه پرهيز از تضاد منافع و همچنين سوءاستفاده مالي از اطلاعات محرمانه شرکت است. کارکنان بايد هميشه به خاطر داشته باشند که انتخاب‌هاي هرروز آن‌ها چه در محل کار و چه در خارج از محل کار، ممکن است بر اعتبار و خوش‌نامي شرکت مبني بر موسسه مالي امن و قابل‌اعتماد، تأثير گذاشته و آن را خدشه‌دار نمايد. هميشه از خود بپرسند: آيا انتخاب‌ها و تصميمات من، بيانگر ارزش‌هاي شرکت است؟

 

1.5.1. حصول اطمينان از صحت گزارش‌ها و اطلاعات

1.5.1.1. اطلاعات و گزارش‌ها

به‌عنوان يک شرکت تعاوني که درزمينه خدمات مالي و اعتباري فعاليت مي‌نمايد، گزارش‌ها و اطلاعات شرکت از قوانين و مقررات بانک مرکزي ج.ا.ا. وزارت تعاون کار و رفاه اجتماعي و قانون تجارت و الزامات بازرس قانوني و حسابرس مستقل تبعيت مي‌کند. اطلاعات افشاء شده شرکت، بايستي کامل، منصفانه، دقيق، به‌روز و قابل‌فهم باشد. شرکت استانداردهايي براي افشاي اطلاعات و الزاماتي براي کنترل‌هاي داخلي دارد. درصورتي‌که کارکنان در بخش توليد گزارش‌هاي مالي و ساير گزارش‌هاي موردنياز مديريت ارشد، نهادهاي قانوني و يا نظارتي مشغول به کار هستند، مسئوليت کمک به موارد

ذيل را بر عهده‌دارند. همه کارکنان مسئول‌اند تا اطمينان حاصل نمايند که اطلاعات ثبت، پالايش و تحليل‌شده، موارد ذيل را لحاظ نمايند:

الف) کامل، دقيق و ثبت‌شده در زمان درست و به‌روز باشد.

ب‌)    انجام‌شده مطابق با اصول حسابداري، الزامات قانوني و کنترل‌هاي داخلي باشد.

ج‌)      در صورت بروز خطا، بلافاصله اصلاح شود.

اين اطلاعات شامل گزارش‌هاي حسابداري و حسابرسي، مستندات تسهيلات، سوابق تراکنش‌ها، ترازنامه و سود و زيان و ساير گزارش‌هاي معمول کسب‌وکار شرکت است. همچنين بايد ساير الزامات نهادهاي ناظر ازجمله، سازمان ثبت‌اسناد و املاک، اداره ماليات و سازمان تأمين و اجتماعي و... را نيز رعايت نمايند.

 

1.5.1.2. سياست‌هاي نگهداري اسناد و اوراق و دفاتر

به‌عنوان يک تعاوني اعتبار در نظام بانکي کشور، کارکنان ملزم به نگهداري اسناد و اوراق و دفاتر براي مدت مشخص به‌منظور پاسخگويي به الزامات قانوني، مالياتي و حسابرسي هستند. تمامي کارکنان براي نگهداري اوراق و اسناد و دفاتر بر اساس شرايط و جدول زمان‌بندي دستورالعمل طرز و شيوه نگهداري اوراق، اسناد و دفاتر مسئول هستند. (اوراق و اسنادي که در دستورالعمل مذکور پيش‌بيني‌نشده است، مطابق با شرايط و الزامات قانوني مربوط به خود نگهداري مي‌شود)

1.5.2. پرهيز از تضاد منافع

تضاد منافع زماني رخ مي‌دهد که کارکنان منافع شخصي يا حرفه‌اي دارند که با منافع شرکت منافات دارد. کارکنان بايد از تضاد منافع يا بروز تضاد و ديگر فعاليت‌هايي که ممکن است اثر منفي بر شرکت بگذارد، پرهيز مي‌کنند. در اينجا تعداد محدودي از موارد تضاد منافع ذکر مي‌شود. براي شناسايي موارد بيشتر تضاد منافع، به صفحه اول رجوع نموده و يا با مسئول مستقيم خود اين موضوع را در ميان بگذارند.

1.5.2.1. فعاليت‌هاي خارج از محل کار

فعاليت‌هاي کارکنان خارج از محل کار تا زماني که خلاف قوانين نباشد، ممکن است تضادي با منافع شرکت نداشته باشد. عموماً فعاليت‌هايي که مستلزم دسترسي يا افشاء اطلاعات محرمانه در خصوص شرکت يا مشتريان مي‌باشد، يک نمونه از تضاد منافع تلقي مي‌شود. همچنين، وابستگي به سازمان‌هاي خاص ممکن است يک مورد از تضاد منافع باشد اگر که آن‌ها رقيب شرکت باشند يا سهم قابل‌توجهي از تسهيلات، قراردادها و يا ديگر تعهدات را با شرکت داشته باشند.

برخي از موارد فعاليت‌هاي خارج از شرکت که مي‌تواند باعث بروز تضاد منافع شوند عبارت‌اند از:

 

 

الف) اشتغال کارکنان در مکاني غير از شرکت: مديريت مربوطه، بايد هرگونه اشتغال کارکنان در خارج از شرکت را تأييد نمايد. ازآنجاکه اين امور عموماً ممنوع است، کارکنان تمام وقت، نبايد شغل دومي انتخاب کنند (ازجمله خوداشتغالي يا کار براي شخص ثالث) که:

الف) در رقابت با هر يک از کسب‌وکارهاي شرکت باشد.

ب‌)    با عملکرد شغلي يا ساعت کاري کارکنان در شرکت تداخل داشته باشد.

ج‌)      مستلزم به‌کارگيري تجهيزات يا منابع شرکت باشد.

د‌)       مستلزم افشاي اطلاعات محرمانه شرکت يا مشتريان آن باشد.

ذ‌)       تأثير منفي بر شرکت داشته باشد.

 

اين موارد همه فعاليت‌هايي را که بابت آن به کارکنان پرداختي صورت مي‌گيرد شامل مي‌شود؛ مانند اشتغال به صحبت يا نوشتن، اشتغال به خدمات مشاوره و يا تدريس مباحثي که با کسب‌وکار شرکت يا مسئوليت‌هاي شغلي کارکنان مرتبط است.

کارکنان در نظر داشته باشند که شرکت در زمينه‌هاي گسترده‌اي فعاليت مي‌نمايد و ممکن است شغل دوم آن‌ها، با کسب‌وکار محوري شرکت در رقابت نباشد اما با ساير زمينه‌هاي فعاليت شرکت رقابت نمايد.

الف) سرپرستي يا مديريت حساب مشتريان: کارکنان نبايد به‌عنوان کارگزار مستقيم يا غيرمستقيم حساب‌هاي مشتريان شرکت، يا مسئول انحصار وراثت در خصوص حساب‌هاي مشتري در شرکت، بدون اخذ تأييديه از معاونت بازاريابي و توسعه شعب و دفتر حقوقي، منصوب شوند. اين موضوع در مواردي که مشتري، عضو خانواده يا دوست شخصي کارکنان است مستثنا مي‌باشد.

ب) نمايندگي از طرف شرکت در جلسات، کانون‌ها و انجمن‌هاي صنفي و شغلي: شرکت ممکن است کارکنان را به نمايندگي از طرف خود در انجمن‌هاي صنفي و تخصصي عضو نمايد. ازآنجاکه کارکنان نماينده شرکت مي‌باشند، مي‌بايست تصميمات و رفتارهايشان مطابق باارزش‌ها و خواسته‌هاي شرکت باشد.

ج) فعاليت‌هاي سياسي: کارکنان، مي‌توانند در فعاليت‌هاي حزبي و گروهي کانديد شده و عضو باشند اما تا زماني که بر عملکرد شغلي آن‌ها اثر منفي نداشته، از منابع و زمان شرکت استفاده نکنند و تضادي با منافع شرکت نداشته باشند. البته بديهي است که فعاليت‌هاي سياسي، اجتماعي کارکنان نبايد با قوانين جمهوري اسلامي ايران منافات داشته باشد.

 

1.5.2.2. استخدام از مقامات سابق سياسي و يا افراد بازنشسته

چنانچه شرکت در نظر دارد شخصي را استخدام کند که سابقه فعاليت‌هاي سياسي و حزبي داشته، بايستي قبل از آن از مراجع ذيصلاح استعلام بگيرد. در خصوص بازنشستگان و ممنوعيت اشتغال به دو پست هم‌زمان نيز در اين مورد بايستي رعايت شود.

 

1.5.2.3. ارتباطات شخصي

ارتباط کاري با هر يک از اعضاي خانواده و يا فردي که با وي ارتباطات شخصي داريد، ممکن است ايجاد تضاد منافع نمايد.

الف) لازم است کارکنان در فعاليتهايي از شرکت که به خانواده، دوستان و ساير اشخاص مرتبط با آنها مربوط مي‌شود و ممکن است بر تصميمات آنها اثر سوء بگذارد، دخيل نشوند.

ب) کارکنان از حساب اعضاي خانواده و دوستان و آشنايان با فرض بلامانع بودن و بدون اطلاع ايشان، تراکنش انجام ندهند.

1.5.2.4. سوءاستفاده از جايگاه

کارکنان نبايد از جايگاه خود در شرکت، همچنين از اطلاعات، دارايي‌هاي شرکت، خدمات يا ديگر فرصت‌هاي تجاري ارائه‌شده به آن‌ها براي منافع شخصي سوءاستفاده نمايند. همچنين نبايد فرصت‌هاي تجاري متعلق به شرکت را به خود و يا شخص ثالث منتقل نمايند.

 

 

1.5.3. هدايا و عطايا

اهداي هديه، از راه‌هاي معمول در کسب‌وکار براي تقويت روابط است. کارکنان مسئول هستند تا اطمينان حاصل نمايند که دريافت اين‌گونه هدايا بر تصميماتشان اثر نمي‌گذارد. کسب‌وکار شرکت تنها بر مبناي نيازهاي مشتريان و کيفيت و قيمت محصولات و خدمات استوار است.

 

1.5.3.1. هدايا

دريافت هرگونه هديه به‌منظور اعطاي امتياز به شخص ثالث و يا دور زدن و رعايت نکردن مقررات ممنوع است.

 

1.5.3.2. اعطاي هداياي تبليغاتي

کارکنان مي‌توانند براي اهداف تجاري مشروع هديه بدهند. ولي، هرگز براي چشم‌پوشي از تخلفات و يا به‌منظور تغيير دادن يک تصميم نبايد اين کار را انجام بدهند. هديه بايستي معقول و مصرفي باشد.

 

1.5.3.3. دريافت هديه

کارکنان هرگز نبايد هديه‌اي را براي خود يا شخص ثالث (مانند اعضاي خانواده يا آشنايان و دوستان) درازاي انجام رفتاري مطابق خواست هديه دهنده، قبول کنند.

 

1.5.4. مسئوليت مالي

1.5.4.1. عمليات مالي شخصي

1.5.4.1.1.  کارکنان نبايد از مشتريان يا تأمين‌کنندگان و يا شرکاي تجاري شرکت مبلغي را به‌عنوان قرض دريافت کنند و يا به اعتبار آن‌ها تسهيلات و اعتبار بگيرند. در غير اين صورت و در صورت برملا شدن موضوع، بايستي ثابت کنند که اين عمليات مالي، ارتباطي با فعاليت‌هاي آن‌ها در شرکت ندارد.

 

1.5.4.1.2.  کارکنان نبايد حساب‌هاي مشتريان را دست‌کاري کنند و يا از حساب‌هاي راکد، برداشت نماييد. همچنين نبايد از حساب‌هاي مشتريان بدون اجازه ايشان مطابق با فرم‌هاي موجود، برداشت يا انتقال انجام دهند.

 

1.5.5. حفاظت از دارايي‌هاي شرکت

به‌عنوان بخشي از شغل، کارکنان ممکن است با بسياري از تجهيزات و دارايي‌هاي شرکت کار کنند. بايد از اين دارايي‌ها تنها درراه منافع تجاري شرکت استفاده کرده و از به سرقت رفتن، خرابي، مفقود شدن و ضايع شدن آن‌ها جلوگيري نمايند.

 

1.5.5.1. منابع شرکت

منابع شرکت شامل تجهيزات، ساختمان، اطلاعات، فناوري، منابع مالي، دارايي‌هاي معنوي و فکري و ساير دارايي‌ها مي‌باشد. کارکنان بايد از منابع شرکت تنها براي منافع و اهداف شرکت استفاده نمايند. استفاده از سامانه‌هاي کامپيوتري تا جايي که به منافع شرکت لطمه نزند براي انجام مسائل شخصي معمول مانند مطالعه اخبار، پرداخت قبض، ثبت‌نام و اين‌گونه موارد بلامانع است. همچنين تماس‌هاي شخصي با استفاده از تلفن‌هاي شرکت، محدود و بنا به‌ضرورت انجام پذيرد.

 

1.5.5.2. دارايي فکري

کارکنان تا زماني که در شرکت مشغول به کار هستند، ممکن است دارايي فکري (دانش) توليد کنند، توسعه دهند و يا به دارايي فکري سازمان دسترسي داشته باشند. دارايي فکري، جزئي از دارايي شرکت است و بايستي از آن در مقابل دسترسي غيرمجاز، محافظت نمايند. رعايت اسرار تجاري و حق مالکيت معنوي (کپي‌رايت) از الزامات کارکنان است؛ که بايد همواره مدنظر داشته باشند.

 

 

 

 

1.5.5.3. ارتباطات و اسناد تجاري

ارتباطات تجاري کلامي و نوشتاري بايستي با سياست‌ها و موازين اخلاقي شرکت مطابقت داشته باشند و نوشته‌ها و گفتار کارکنان بايد:

الف) حرفه‌اي باشد.

ب‌)    نشان‌دهنده ارزش‌ها و موازين اخلاق حرفه‌اي شرکت باشد.

ج‌)      شفاف، دقيق و محترمانه باشد.

 

1.5.5.4. فعاليت‌هاي اجتماعي در ساعت کاري

اختصاص ساعت کاري توسط کارکنان براي فعاليت‌هاي اجتماعي و خيرخواهانه به‌جز فعاليت‌هايي که پشتيبان آن شرکت است، ممنوع مي‌باشد. استفاده از فضاهاي شرکت براي فعاليت‌هاي اجتماعي و تبليغي به‌جز مواردي که مجوز کتبي دارد، ممنوع است.

 

1.5.5.5. نظارت بر استفاده از منابع

شرکت حق نظارت بر استفاده کارکنان از منابع و دارايي هاي خود را به هر دليلي و در هرزماني محفوظ مي‌داند. علاوه بر اين در صورت استفاده از تجهيزات شخصي براي انجام وظايف سازماني، کارکنان مي‌پذيرند که تجهيزات آن‌ها بازرسي شود

 

1.5.6. ترک شرکت

زماني که اشتغال کارکنان در شرکت به پايان رسيد، تعهدات آن‌ها به شرکت در موارد ذيل همچنان ادامه دارد.

1.5.6.1.برگرداندن همه اموال شرکت شامل لپ‌تاپ، ابزارهاي کار الکترونيکي و غير الکترونيکي و اطلاعات محرمانه (اصل و کپي آن‌ها)

1.5.6.2.حفاظت و عدم انتشار اطلاعات محرمانه

1.5.6.3.پايبندي به تعهدات پايان نيافته با شرکت مانند تسهيلات و وام‌هايي دريافتي و يا تعهد شده

 

1.5.7. ارتباطات شرکت

1.5.7.1. روابط عمومي شرکت

کارکنان بايد تمامي سؤالات و درخواست‌هاي خبرگزاري‌ها و رسانه‌ها را به اداره ارتباط با مشتريان ارجاع دهند. تنها اداره ارتباط با مشتريان مجاز به برقراري تماس با رسانه‌ها از طرف شرکت مي‌باشد، تا اطمينان حاصل شود که پيام واحدي از شرکت در رسانه‌ها منتشرشده است.

تنها اداره ارتباط با مشتريان به‌عنوان سخنگوي سازمان و از طرف مديرعامل مجاز به صدور بيانيه و صحبت با رسانه‌ها مي‌باشد.

 

1.5.7.2. شبکه‌هاي اجتماعي و ارتباطات بيروني

در استفاده از شبکه‌هاي اجتماعي، بايستي سياست‌هاي شرکت رعايت شود. استفاده بيش‌ازحد از شبکه‌هاي اجتماعي که عملکرد فرد را تحت تأثير قرار دهد ممنوع است. همچنين، کارکنان مجاز به انتشار اطلاعات شرکت و مشتريان آن در شبکه‌هاي اجتماعي نيستند. ازآنجاکه شرکت داراي کانال‌هاي ارتباطي در شبکه‌هاي اجتماعي مي‌باشد، تنها واحدهاي داراي مجوز، مجاز به انتشار اطلاعات تأييدشده در کانال‌هاي ارتباطي شرکت مي‌باشند.

 

 

 

موارد مورد تأکيد به کارکنان به‌صورت خلاصه به شرح ذيل مي‌باشد:

الف) اطمينان حاصل نمايند اطلاعاتي که ثبت، پالايش و تحليل مي‌شوند درست باشند.

ب‌)    از رويه‌هاي حفظ و نگهداري اوراق و اسناد پيروي کنند.

ج‌)      از تضاد منافع با شرکت بپرهيزند.

د‌)       از جايگاه خود در شرکت سوءاستفاده نکنند.

ذ‌)       سياست‌هاي شرکت در خصوص هدايا و پاداش‌ها را رعايت نمايند.

ر‌)       فعاليت‌هاي مالي شخصي خود را مديريت کنند.

ز‌)       حساب‌هاي مشتريان در شرکت امانت است. در آن‌ها خيانت نکنند.

س‌)   از دارايي‌هاي شرکت محافظت کنند.

ش‌)   اطمينان حاصل نمايند ارتباطات تجاري ايشان حرفه‌اي، صادقانه، دقيق و با رعايت استانداردهاي اخلاقي است.

 

1.6. جامعه ما

حمايت از جامعه‌اي که در آن کار و زندگي مي‌کنيم، از ارزش‌هاي پايه‌اي شرکت است. کارکنان عضوي آگاه و فعال در جامعه هستند و سهم خود را در شکوفايي جامعه ايفا مي‌نمايند. آن‌ها فعاليت‌هايشان را باانصاف، اخلاق، صداقت و انساني انجام مي‌دهند.

 

1.6.1. ايفاي نقش اجتماعي

شرکت براي ايفاي نقش در اجتماع، برنامه‌هاي متعددي اجرا مي‌نمايد و در امور خيرخواهانه مشارکت مي‌نمايد. اين عمل خداپسندانه، اجر دنيوي و اخروي به همراه دارد. شرکت در اين برنامه‌ها الزامي نيست و آن‌ها وادار به مشارکت در اين‌گونه فعاليت‌ها نيستند؛ اما مشارکت در اين برنامه‌ها توصيه مي‌شود.

 

1.6.2. تعامل با نهادهاي نظارتي و قانون‌گذار

شرکت به‌واسطه نوع فعاليت خود، تحت نظارت بانک مرکزي ج. ا. ا و وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعي مي‌باشد. اين سازمان‌ها ممکن است اطلاعات مالي و عملياتي شرکت را درخواست نمايند. کارکنان به ياد داشته باشند در اين‌گونه موارد، ضمن برخورد همراه با احترام با درخواست‌کنندگان اطلاعات، مورد را به حوزه مديريت ارشد ارجاع داده، تا از طريق ايشان به ذينفع داخل شرکت ارجاع داده ‌شود.